Tahsilat Kolaylaştıran 2 Anahtar: Hazırlık ve Müzakere

Gerçekleştirilen tüm ticari faaliyetleri eşsiz birer hikaye olarak ele alırsak, tahsilat aşaması ticari hikayelerinizin sonuç bölümünü oluşturmaktadır. Bu bütünlüğü, ARS Danışmanlık Genel Müdürü Ayşe Burcu Arslan Demirtaş verdiği tahsilat eğitimlerinde, “tahsilat, satışla başlar.” öğretisiyle özetlemektedir. Özellikle günümüz kurumsal şirketlerinin odak noktalarından olan ticari süreklilik ve müşteri kazanımları, tahsilat süreçlerinde ilişkilerin ve kurumsal kimliğin uzlaşmacı bir zeminde korunması gerektiğini göstermektedir.

Peki tahsilat aşamasını nasıl kazanımlarla dolu bir süreç haline getirebiliriz? Bu yazımızda sorunun cevabına birlikte göz atalım.

Hazırlık

Kolayca açıklamak gerekirse alacak yönetimi, gerçekleştirilmiş ticari faaliyetin bütününe hakim olmayı gerektirir. Tahsili geciken veya tahsil edilemeyen tüm alacaklarda borçlunun iyi niyetli olmadığını varsaymak ve buna bağlı olarak alacaktan vazgeçmek veya alacak tahsili için meşakkatli yollar seçmek yıpratıcı sonuçlar doğurabilir. Öte yandan peşin hükümler vermek yerine satış sürecinden başlayarak gerçekleştirdiğiniz ticaretin tüm aşamalarına hakim olduğunuz bir alacak takibinde doğru planlamayla daha doğru sonuçlar elde edebilirsiniz.

Özellikle uluslararası alacaklarda sıkça görülen bilgi eksikliğinden kaynaklı tahsilat sorunları bu durum için iyi birer örnek olabilir. Borçlular, ürünlerin eksik veya hatalı olması, verilen terminlerin aşılması veya yapılan anlaşmalara bağlı olarak benzeri sebeplerle ödemelerini geciktirebilmektedir. Bu aşamada tahsilatın sağlanması için borçluyla kurulacak iletişimde gelebilecek itirazlara hazırlıklı olmak gerekir. Yapacağınız hazırlık, borçluya karşı konuya ne kadar hakim olduğunuzu gösterirken amacınızın ticari faaliyetinizi tamamlamak ve sürdürmek olduğunu önemli bir dürüstlükle gösterecektir. Tabii ki satıcının görevlerini eksiksizce yerine getirdiği ve tahsilatın geciktiği örneklerde de satış sürecine hakim olunması, karşılaşılacak bahaneleri bertaraf etmede önemli bir rol alacaktır.

  • Uluslararası Alacak Takibinde Hazırlık Süreci;

ARS Danışmanlık gibi dünyanın her yerinde uluslararası borç takibi yapan tahsilat ajansları, ticaretin bir kültürü haline getirdikleri mahkeme öncesi uzlaşma sürecinde, tarafların resmi belgelerle sağladıkları gerekçeleri derinlemesine inceleyerek ve titizlikle çalışarak her iki taraf için de makul çözümler doğurmaktadır. Yurtiçi alacakların yanı sıra uluslararası alacakların tahsili aşaması, daha dikkatli hazırlanmayı ve satış süreçlerinin hassasiyetle irdelenmesini gerektirmektedir. Borcun nasıl oluştuğu yasal bir zeminde incelenirken, tahsilatın ne şekilde yapılacağı borçluya kendi dilinde hitap etmeye varana kadar planlanmaktadır. Burada amaç borç takibi yapılırken haklılığı uygun şartlarda dile getirebilmeyi sağlamaktır.

Zorlu bir ihracat sürecinin ardından yaşanan tahsilat sorunlarını, yurtiçinde alışıla geldiği gibi uluslararası alacak davası ile çözüme kavuşturmaya çalışmak istenirse dahi amaç yalnızca dava başlatıp sonuçları beklemek olmamalıdır. Yurtdışı borç takibi süreci tüm yollarıyla işlenmeli ve bu süreçte edinilecek doneler üzerinden alacak yönetimi sürecinde çalışmalar yapılmalıdır.

Kısaca belirtmek gerekirse hazırlık süreci tahsilatın gerçekleştirilmesinde karşılaşılacak tüm engelleri kısa bir sürede atlatabilmeyi kolaylaştırabilmektedir. “Başlamak bitirmenin yarısıdır.” deyiminde olduğu gibi hazırlık, tahsilatın yarısıdır diyebiliriz.

Müzakere

Hazırlık aşaması tahsilatın yarısıysa diğer yarısı için de müzakereden bahsedebiliriz. İyi bir hazırlığın ardından yapılan müzakerelerde, şüphesiz ki kendinden emin bir ifadeye sahip tahsilat uzmanı ile karşılaşan borçlu, sürecin kendisi adına yıpratıcı olmasından kaçınarak uzlaşmaya daha yatkın hale gelmektedir. Tahsilat uzmanı, müzakere zeminini kendisi oluşturmuş ve tahsilat koşullarını kendisi belirlemiş olmalıdır. Doğru koşullarla sunulmuş etkili bir müzakere borçluların ödeme alışkanlığını büyük ölçüde iyileştirmektedir.

Yine en zorlu aşamalara sahip olan yurtdışı borç takibi örneklerinde görebileceğimiz üzere, siparişten satışa kadar geçen tüm aşamaları ele alıp tahsilat gerçekleşmediği takdirde oluşacak yaptırımlara kadar borçlu bilgilendirilmelidir. Bu noktada hem satıcının hem de borçlunun ülkesinde ki yasal alacak takibi koşullarının, yurtdışı alacak tahsilindeki etkileri bilhassa ele alınmalıdır.

Tahsilatçının beklentileri net olmalı, tahsilata engel olan durumlar doğru anlaşılmalı ve çözüm her zaman tahsilatçının sunduğu koşullarla sağlanmalıdır. Müzakere zeminini, tahsilat ajansı gibi uzlaşma alanında profesyonel üçüncü bir taraf aracılığıyla oluşturmak her iki taraf için de güvenli hissetmeyi sağlayacaktır. Ayrıca satıcının kurumsallığını ön plana çıkarmasıyla birlikte haklılığını ne denli ciddiyetle savunduğunu borçluya gösterecektir.

Borçlu, müzakere sürecinde doğru motive edilirse borç takibi kolaylıkla sürdürülebilir. İyi hazırlanılmış ve etkili bir dille işlenen müzakere süreci, yeterince yıpranmaya sebep olan borç takibinin daha da yıpratıcı olmasının önüne geçecektir.

  • Borçluyu Anlamak

Dünyaca yaşadığımız, büyük zorluklar ve üzüntüler yaşatan COVID-19 gibi ciddi engellerin veya borçlunun içinde bulunduğu bir takım ekonomik zorlukların anlaşılması, bu engellerin aşılması ile birlikte ticaretinizin devamlılığını sağlamak için uygun bir zemin hazırlamaktadır. Rekabet içinde akıp giden ekonomide yurtdışı müşterilerin öncelikleri güvenebilecekleri ihracatçılarla çalışmak olmuştur. Tahsilat aşamasında muhatabına uzlaşmacı ve kurumsal bir bütünlükle yaklaşan firmalar, özellikle uluslararası ticari faaliyetlerindeki tutumunun olumlu sonuçlarını görmektedirler. Olumlu ilişkiler kurularak tamamlanan ticari süreciniz, ticari güvenilirliğinizin referansı olacaktır. Bu sebeple müzakere sürecinde atacağınız ilk adım borçluyu anlamak olmalıdır.

Tahsilatçı, alacak tahsiline engel tüm olguları müzakere sürecinde değerlendirebilmelidir. Tahsilat geçekleşmediği takdirde başvurulan yasal süreçlerin özellikle yurtdışı alacaklar için ne kadar zaman aldığı göz önünde bulundurulmalı ve ödeme koşulları her iki taraf için makul olacak bir planla hazırlanmalıdır.

Onlarca örnekte görüldüğü gibi kesinlikle ödeme yapması beklenilmeyen borçlular dahi, kendileri adına mümkün olan en iyi çözümle borç takibinin sağlandığını gördüklerinde ödeme yapmanın artık doğru bir adım olduğuna karar vermişlerdir. İnsanları ve toplumları bir arada tutan iletişimin ticarette de yeri fazlasıyla önem taşımaktadır. Global ekonominin en önemli unsuru olan güven, ticari ilişkilerin tüm aşamalarında kurulan doğru iletişimle taraflara uzun vadeli kazanımlar getirmektedir.

Sonuç olarak, iyi hazırlanılmış etkili bir müzakere ile tahsilat kolaylıkla sağlanabilir. Bununla birlikte ticari güvenilirliğiniz yalnızca o anki alacaklarınıza değil gelecek kazançlarınıza da ışık tutabilir. Yeni yılda, yeni normallerimize biraz daha alışmışken daha iyi günlerde daha mutlu kazançlar elde etmeniz dileğiyle.

Tahsili geciken veya tahsil edemediğiniz uluslararası alacaklarınızın takibini alanında uzmanlaşmış kişilere bırakmak isterseniz arsdanismanlik.com üzerinden kolayca teklif alabilir, 3 adımla çalışmalara başlayabilirsiniz.

Resai KARABULUT | Alacak ve Risk Yönetim Uzm. Yrd.