Gerçekleştirilen tüm ticari faaliyetleri eşsiz birer hikaye olarak ele alırsak tahsilat aşaması ticari hikayelerinizin sonuç bölümünü oluşturmaktadır. Bu bütünlüğü, ARS Danışmanlık Genel Müdürü Ayşe Burcu Arslan Demirtaş verdiği tahsilat eğitimlerinde, “tahsilat, satışla başlar.” öğretisiyle özetlemektedir. Özellikle günümüz kurumsal şirketlerinin odak noktalarından olan ticari süreklilik ve müşteri kazanımları, ödeme alma süreçlerinde ilişkilerin ve kurumsal kimliğin uzlaşmacı bir zeminde korunması gerektiğini göstermektedir.
Peki ödeme alma aşamasını nasıl kazanımlarla dolu bir süreç haline getirebiliriz? Bu yazımızda sorunun cevabını açıklayacağız.
Hazırlık
Kolayca açıklamak gerekirse alacak yönetimi, gerçekleştirilmiş ticari faaliyetin bütününe hakim olmayı gerektirir. Tahsili geciken veya tahsil edilemeyen tüm alacaklarda borçlunun iyi niyetli olmadığını varsaymak gerekir. Buna bağlı olarak alacaktan vazgeçmek veya alacak tahsili için meşakkatli yollar seçmek yıpratıcı sonuçlar doğurur. Peşin hükümler vermek yerine satış sürecinden başlayarak gerçekleştirdiğiniz ticaretin tüm aşamalarına hakim olmanız gerekir. Çünkü bir alacak takibinde doğru planlamayla daha doğru sonuçlar elde edersiniz. Uluslararası alacaklarda sıkça görülen bilgi eksikliğinden kaynaklı tahsilat sorunları bu durum için iyi birer örnektir.
Borçlular; ürünlerin eksik veya hatalı olması, verilen terminlerin aşılması veya yapılan anlaşmalara bağlı olarak benzeri sebeplerle ödemelerini geciktirir. Bu aşamada ödeme almanın sağlanması için borçluyla kurulacak iletişimde gelebilecek itirazlara hazırlıklı olmak gerekir. Yapacağınız hazırlık, borçluya karşı konuya ne kadar hakim olduğunuzu gösterir. Amacınızın ticari faaliyetinizi tamamlamak ve sürdürmek olduğunu önemli bir dürüstlükle gösterecektir. Tabii ki satıcının görevlerini eksiksizce yerine getirdiği ve ödeme almanın geciktiği örnekler de mevcuttur. Satış sürecine hakim olunması, karşılaşılacak bahaneleri bertaraf etmede önemli bir rol alacaktır.
Uluslararası Alacak Takibinde Hazırlık Süreci
ARS Danışmanlık gibi dünyanın her yerinde uluslararası borç takibi yapan tahsilat ajansları vardır. Bu ajanslar ticaretin bir kültürü haline getirdikleri mahkeme öncesi uzlaşma sürecinde, tarafların resmi belgelerle sağladıkları gerekçeleri derinlemesine inceler. Titizlikle çalışarak her iki taraf için de makul çözümler doğurur. Yurtiçi alacakların yanı sıra uluslararası alacakların tahsili aşaması, dikkatli hazırlanmayı ve satış süreçlerinin irdelenmesini gerektirir. Borcun nasıl oluştuğu yasal bir zeminde incelenir. Ayrıca ödeme almanın ne şekilde yapılacağı borçluya kendi dilinde hitap etmeye varana kadar planlanır. Burada amaç borç takibi yapılırken haklılığı uygun şartlarda dile getirebilmeyi sağlamaktır.
Zorlu bir ihracat sürecinin ardından yaşanan tahsilat sorunlarını, yurtiçinde alışıla geldiği gibi uluslararası alacak davası ile çözüme kavuşturmaya çalışmak istemek gibi bir durum olabilir. Böyle bir durumda dahi amaç yalnızca dava başlatıp sonuçları beklemek olmamalıdır. Yurtdışı borç takibi süreci tüm yollarıyla işlenmelidir. Bu süreçteki veriler üzerinden alacak yönetimi sürecinde çalışmalar yapmak gerekir.
Kısaca belirtmek gerekirse hazırlık süreci karşılaşılacak tüm engelleri kısa bir sürede atlatabilmeyi kolaylaştırır. “Başlamak bitirmenin yarısıdır.” deyiminde olduğu gibi hazırlık, tahsilatın yarısıdır diyebiliriz.
Müzakere
Hazırlık aşaması tahsilatın yarısıysa diğer yarısı için de müzakereden bahsedebiliriz. İyi bir hazırlığın ardından yapılan müzakerelerde, şüphesiz ki kendinden emin bir ifadeye sahip tahsilat uzmanı olmak zorundadır. Çünkü bu uzman ile karşılaşan borçlu, sürecin kendisi adına yıpratıcı olmasından kaçınarak uzlaşmaya yatkın olur. Uzman, müzakere zeminini kendisi oluşturmuş ve tahsilat koşullarını kendisi belirlemiş olması gerekir. Doğru koşullarla sunulmuş etkili bir müzakere borçluların ödeme alışkanlığını büyük ölçüde iyileştirmektedir.
Zorlu aşamalara sahip olan yurtdışı borç takibi örneklerinde siparişten satışa kadar geçen aşamalar ele alınır. Tahsilat gerçekleşmediği takdirde oluşacak yaptırımlara kadar borçlu bilgilendirilmelidir. Bu noktada hem satıcının hem de borçlunun ülkesindeki yasal alacak takibi koşullarının değerlendirilmesi gerekir. Ayrıca yurtdışı alacak tahsilindeki etkileri bilhassa ele alınmalıdır.
Tahsilatçının beklentileri net olmalıdır. Ödeme almaya engel olan durumlar doğru anlaşılmalıdır. Çözüm her zaman tahsilatçının sunduğu koşullarla sağlanması gerekir. Müzakere zeminini, tahsilat ajansı gibi uzlaşma alanında profesyonel üçüncü bir taraf aracılığıyla oluşturmak gerekir. Bu, her iki taraf için de güvenli hissetmeyi sağlayacaktır. Ayrıca satıcının kurumsallığını ön plana çıkarmasıyla birlikte haklılığını ne denli ciddiyetle savunduğunu borçluya gösterecektir.
Borçlu, müzakere sürecinde doğru motive edilirse borç takibi kolaylıkla işler. İyi hazırlanılmış ve etkili bir dille işlenen müzakere süreci önemlidir. Yeterince yıpranmaya sebep olan borç takibinin daha da yıpratıcı olmasının önüne geçecektir.
Borçluyu Anlamak
Rekabet içinde akıp giden ekonomide yurtdışı müşterilerinin öncelikleri güvenebilecekleri ihracatçılarla çalışmaktır. Tahsilat aşamasında muhatabına uzlaşmacı ve kurumsal bir bütünlükle yaklaşan firmalar, özellikle uluslararası ticari faaliyetlerindeki tutumunun olumlu sonuçlarını görmektedirler. Olumlu ilişkiler kurarak tamamlanan ticari süreciniz, ticari güvenilirliğinizin referansı olacaktır. Bu sebeple müzakere sürecinde atacağınız ilk adım borçluyu anlamak olmalıdır.
Tahsilatçı, alacak tahsiline engel tüm olguları müzakere sürecinde değerlendirmesi gerekir. Tahsilat geçekleşmediği takdirde başvurulan yasal süreçlerin özellikle yurtdışı alacaklar için ne kadar zaman aldığı göz önünde bulundurulmalıdır. Ödeme koşulları her iki taraf için makul olacak bir plan olması gerekir.
Onlarca örnekteki gibi kesinlikle ödeme yapması beklenilmeyen borçlular dahi, kendileri adına mümkün olan en iyi çözümle borç takibinin sağlandığını gördüklerinde ödeme yapmanın artık doğru bir adım olduğuna karar vermişlerdir. İnsanları ve toplumları bir arada tutan iletişimin ticarette de yeri fazlasıyla önem taşımaktadır. Global ekonominin en önemli unsuru olan güven, ticari ilişkilerin tüm aşamalarında kurulan doğru iletişimle taraflara uzun vadeli kazanımlar getirir.
Sonuç olarak, iyi olan etkili bir müzakere ile tahsilat kolay olur.. Bununla birlikte ticari güvenilirliğiniz yalnızca o anki alacaklarınıza değil gelecek kazançlarınıza da ışık tutar. Yeni yılda, yeni normallerimize biraz daha alışmışken daha iyi günlerde daha mutlu kazançlar elde etmeniz dileğiyle.
Tahsili geciken veya tahsil edemediğiniz uluslararası alacaklarınızın takibini alanında uzmanlaşmış kişilere bırakmak isterseniz arsdanismanlik.com üzerinden kolayca teklif alabilir, 3 adımla çalışmalara başlayabilirsiniz.
Resai KARABULUT | Alacak ve Risk Yönetim Uzm. Yrd.