Tahsilat Uzmanı

Alacak takip uzmanlarının başarısı, ne kadar ‘bilgili’, ‘deneyimli’ ve ‘becerikli’ olduğu ile doğru orantılıdır.

‘Bilgili’ olmaktan kastedilen özellikle temel muhasebe bilgisi, ticarette kullanılan evraklar, temel hukuk bilgisi ve temel sayısal bilgidir. Bu konuların her birinde bilgili olmanın, tahsilat uzmanlarının müzakere sürecindeki etkisini artıran örnekleri şu yazımızdan görebilirsiniz; Tahsilat Uzmanlarının Hakim Olması Gereken Temel Bilgiler

‘Deneyimli‘ olmak ise, alacak takip sürecindeki olası senaryoları tanımayı ve olası itiraz karşılamadaki izlenecek adımları kolaylaştırır. Hatta borçlu tiplerini kolayca ve doğru şekilde teşhis edebilmeyi hızlandırır. Borçlu Tiplerine Göre Tahsilat Yönetimi başlıklı yazımızda bu konudaki deneyimlerimiz ışığında derlenen hap bilgileri bulabilirsiniz.

Bu yazımızda ise alacak takibi yapan kişilerin sahip olması gereken ‘Beceriler’ üzerinde duracağız.

İyi Bir Dinleyici

Sanıldığının aksine ikna becerisi yüksek tahsilat uzmanlarının iyi bir konuşmacı olmasından önce, iyi bir dinleyici olması gerekir. Vadesi geçmiş bir alacağın neden geciktiğini veya ödenmediğini anlayabilmek için, karşı tarafı dinlemek lazım.

Madem nabza göre şerbet verilecek, öyleyse nabzın nasıl attığını görmek, izlemek ve dinlemek gerekli.

Akabinde elbette etkili bir konuşma ile, müzakere ve ikna tekniklerini uygun yerde ve uygun şekilde kullanmak icab eder. Vadesi geçmiş alacakların ödenmesini talep ederken net, katı ve kibar olmak başarının en önemli anahtarlarındandır. Alacakların Tahsilini Hızlandıracak Tavsiyeler başlıklı yazımızdan da bu konu faydalanabilirsiniz.

Araştırmacı

Borcunu geciktiren müşterilere eğer ulaşım sağlanmışsa dinlemek ve ikna etmek söz konusu olabilir.

Peki ya artık ulaşılamıyorsa?

İşte bizi en çok endişelendirecek konu, vadesini geciktirmiş müşterimizle iletişim kurma girişimlerimizin sonuçsuz kalmasıdır. Telefon aramalarına cevap yoksa, geri dönüş yoksa veya atılan mesajlar, emailler yanıtsız bırakılmışsa, burda artık ilgili kurum veya kişiye dair titiz bir bir araştırma yürütülmelidir.

Ulaşılamayan borçluları araştırmak kadar, ulaşılan ama ödemeye itirazı olan borçluları ikna edebilmek için borcun delillerine dair de dikkatli araştırmalar yapmak gerekir. Pek çok kez alacaklı ve borçlu arasındaki ihtilafın çözümü, borcu gösterir evrakların dikkatli incelenmesinden geçer.

Kim neyi iddia ediyorsa, belgelerle bunu desteklemesini sağlamak da tahsilat uzmanlarının üstlendiği köprü görevinin önemli bir ayağıdır.

Sakin

Stres yönetimi günümüzde artık herkesin dilinde. İnternette çok kısa süren bir araştırmayla pek çok yöntem, teknik, reçete, tavsiye bulabiliriz. Tümünün ortak noktası ise aslında sakin kalabilmektir, yani sabırlı, soğukkanlı ve dengede olabilmek.

Hepimiz aslında birer ‘nefes’ten ibaretiz. Derin bir nefes almak, en stresli anlarda en hızlı ve kolay başvurabileceğimiz çok etkili bir başlangıçtır. İçinde bulunduğumuz stresli duruma kuş bakışı bakmak, belki de sinirli bir borçluyla olan gergin bir diyaloğun alevini azaltır, küçültür.

Tahsilat uzmanlarının söylenenleri kişisel algılamadan işine ve çözüme odaklanması da ancak bu ufak gibi görünen etkili dokunuşlarla mümkün olabilir.

Sıkı Takipçi

Uzun bir aradan sonra iletişim kurulan borçlu kurum veya kişilerle bir uzlaşma zemini oluşturulmuşsa, bu ivmenin korunması tahsilat başarısı çok önemlidir. Mümkünse olası tüm teklif, öneri, itiraz ve taleplerin aynı gün içinde değerlendirilmesi ve netleştirilmesi hedeflenmelidir.

Örneğin, herhangi bir konuda yeniden görüşmek için belirli bir tarih ve saat belirlenmişse, 1 dakika bile sektirmeden anlaşılan zamanda görüşmek gerekir. Bu konudaki ihmaller, vadesi geçmiş alacağın tahsilini tam hızlandırmışken, frene basmak gibidir. Tahsilat uzmanları borçlularla iletişiminde sıkı takibi benimsemiş, sözüne sadık kişiler olmalıdır.

Organizasyon Becerisi

Tahsili gecikmiş bir alacağın takibi, bazen birden fazla kurum, departman veya kişiyi ilgilendirebilir. Tahsilat uzmanları gerekli tüm kanallarla iletişimi kurarak organizasyonu sağladığında hızlı sonuçlar elde edebilir.

Zaman Yönetimi

Yeni adıyla ‘önceliklendirme yönetimi’, günümüzün bir diğer kronik problemleri arasındadır. Mesai saatleri içindeki zamanı etkin ve doğru kullanarak, zamandan ancak tasarruf edilebilir.

Önem ve aciliyetine göre hem tamamlanması gereken işler hem alınacak aksiyonlar belirlenmeli. Böylece tahsilat uzmanları da ellerindeki borçlu firma listelerine yetişmeye ve sonuç almaya başlayabilir.

Kolay iş değil tahsilat. Ama etkin tahsilat sürecinin nasıl yürütüleceği öğrenilebilir ve bu becerilerin hepsi de geliştirilebilir.

Bir şirketin nakit akışını belirleyen ‘alacakların zamanında tahsil edilmesi’ konusu madem bu kadar önemli, öyleyse tahsilat uzmanları da bir şirketin bel kemiğini oluşturan bir alanda çalıştığını bilmeli, anlamalı ve kendine hatırlatmalı.

Unutmamak lazım ki; işinde iyi olan kişiler işlerini sever, sevdikçe daha iyi yapar, daha iyi yaptıkça daha da çok sever.

İşin özüyse, başarılı tahsilat uzmanları bu sarmalın içinde hareket eden, bilgili, deneyimli ve becerikli kişilerdir.