Başta uluslararası çalışan şirketler olmak üzere hemen hemen tüm işletmelerin önemli sorunlarının başında, yurtiçi yada yurtdışı alacaklarındaki gecikmeler gelmektedir. Birçok firma ürün teslimi ya da hizmetin gerçekleşmesinin ardından ciddi bir tahsilat sorunu ile karşı karşıya kalmaktadır. Bu içeriğimizde yer verdiğimiz etkin tahsilat bileşenleri ile sizde tahsilat sorunlarınızı kökünden çözebilirsiniz.
Etkin Tahsilat Bileşenleri
Bireysel ya da ticari alacaklarda, borçlu muhatabı tanımak, borçlu profilini analiz etmek ve borç hikayesiyle ilgili hazırlıklı olmak, tahsilat müzakerelerinde büyük önem taşır. Bu kavramlar etkin tahsilat bileşenleri arasında yer alır. Bir şirketin varlığını sürdürebilmesi için nakit akışını sağlam tutması gerekir ve alacak yönetimi de bu sebeple ciddiye alınması gereken bir konudur. Bu alanda uzmanlaşmış kişi ve kurumlardan eğitim veya hizmet almak bu sebeple işletmeler için faydalı olmakta ve cazibesini her geçen gün korumaktadır.
Başarı, Tahsilat Süreçlerindeki Detaylarda Gizlidir
- Alacaklı olan firmanın sattığı ürün veya verdiği hizmetin niteliği,
- Tahsilattan sorumlu personelin yetkileri, tecrübesi,
- Email, telefon, ziyaret gibi kullanılan tahsilat araçları,
- Kullanılan yazılım ve donanımsal altyapı,
- Şirketin organizasyon yapısı ve satıştan tahsilata giden süreçlerin akışı
Gibi gibi pek çok konu ve detay, başarılı bir alacak yönetimi için devreye girmektedir.
ARS Danışmanlık olarak, 2011’den bugüne ‘Uluslararası Alacak Yönetimi’ hizmetlerimizle elde ettiğimiz tecrübeler doğrultusunda, mahkeme öncesi uzlaşmayla tahsilat önerilerimizi siz değerli okuyucularımızla da paylaşmak isteriz.
Öneri Listemizin İlki ‘HAZIRLIK YAPMAK’
Etkin tahsilat bileşenleri arasında yurtiçi yada yurtdışı alacaklarınızın takibini yaparken her konuda ve her durumda hazırlığınızın olması yer alır. İletişime geçmeden önce borçluyu ve gecikmenin nedenlerini araştırın. Hatta araştırma sonuçlarınızı doğru kaynaklardan elde ettiğinizden emin olun. Etkin tahsilat bileşenleri kapsamında başlangıç için en temel 5N+1K soruları etkili bir rehber olacaktır.
- Kim borçlu? (Kaç yıldır müşteriniz ve ödeme davranışı nasıl bir firma veya kişiymiş?)
- Nedir borç tutarı? (Yaklaşık tutarlar yerine, tam küsuratlarıyla beraber toplam borç bakiyesi nedir?)
- Ne zamandan beri gecikiyor? (Hem sözleşme tarihiniz hem de anlaşma vadeniz neydi ve vadenin üzerinden kaç gün geçti?)
- Neden gecikmenin yaşandığını düşünüyorsunuz? (Borçlunun haklı bir itirazı veya sebebi olduğunu düşünüyor musunuz?)
- Nasıl bir yaklaşım bizi tahsilata götürür? (İş geçmişinize dikkate alarak daha yapıcı mı yoksa şirket prensiplerinizin anlaşılması için daha katı mı?)
- Nerede borçlu firma? (Aynı şehir demisiniz? Yoksa başka ilde veya ülkede mi?)
Tüm bu sorulara vereceğiniz yanıtlar üzerinde daha önce düşünmemişseniz, tahsilat görüşmesini yürütürken ve müzakere ederken daha güçsüz hissedersiniz. Unutmayın, ‘güçsüzlük’ sesinize, duruşunuza ve enerjinize siner, ve karşı taraftan hissedilir. Halbuki ‘vadeli’ bir satış yaparak, bir nevi müşterinize kredi açarak, güçlü olan taraf sizsiniz.
Düşüncelerimizin Akıl Hocası ‘Tecrübedir’
Tahsilatlarınızdaki her gecikme bir anlamda ders niteliğindedir. Tek bir şartla; eğer konuyu ciddiye alır ve yukarda belirtilen sorulara verdiğiniz yanıtlarda ihmalleriniz olduğunu düşündüğünüz konularda iyileştirmelere önem verirseniz.
ARS Danışmanlık olarak şunun farkındayız: alacakların takibi ve tahsili tecrübeler ile zenginleşen bir durumdur. İtirazlar, bahaneler ve ihtilaflar her zaman olacaktır. Bunların doğruluk payı olduğunu araştırmak ve önceki deneyimlerinize dayanarak bunları çözmekte nelerin etkili olduğunu keşfetmişseniz, şanslısınız.
Hele ki hazırlık aşamasında sorularınız üzerinde kafa yormuş, zaman ve emek ayırmışsanız, görüşme esnasında konu dışına çıkıldığını veya bahanelerin öne sürüldüğünü daha kolay fark edersiniz. Kazandığınız her deneyimle, bu fark etme süresi de kısalmakta ve size zaman kazandırmaktadır. Aynı şekilde tecrübeler şunu gösterir, sakin geçen görüşmelerde, tansiyonu yüksek, tehdit veya tartışma içeren görüşmelere göre tahsilat başarısı daha yüksektir.
Aceleci Değil, Sakin ve Sabırlı Olun
Son derece yoğun itiraz ve ihtilaflarla dolu bir görüşme içerisinde olabilirsiniz. Konuşmak için acele etmeyin, dinleyin. Hatta ‘Sizi doğru mu anladım, şunu demek istiyorsunuz, değil mi’ diyerek kendi cümlelerinizle tekrar edin. Borçlu durumundaki kişilerin ‘anlaşıldığını’ hissetmesi, uzlaşma aşamasında tahsilatı sağlamak için sizi bir adım öne taşıyacaktır.
Alacak yönetimi ve borç tahsilatı sabır gerektiren bir iştir. Sanıldığının aksine, sabır, hiç bir şey yapmadan beklemek anlamına gelmez. Özellikle uluslararası alacak yönetiminde bazı müşterilerimizin sabırsızlıkla neredeyse her gün ‘gelişme var mı?’ diye bizimle iletişime geçtiğine şahit olabiliyoruz. ARS Danışmanlık olarak bize hafta içi mesai saatlerinde her zaman ulaşabilirsiniz. Müşterilerimiz için bunu anlayışla karşılıyoruz. Yine de gereken aksiyonlar, uygun zaman ve uygun şekilde alındığında, geri dönüşler ve somut gelişmelerin gerçekleşmesi biraz zaman alabilir. Sabır tam da bu noktada devreye giriyor. Sıkı takip, etkili bir alacak tahsil süreci için çok gerekli olmakla birlikte, borçlu perspektifinde ‘taciz etme’ boyutuna geçme riskini de barındırmakta.
Uzlaşma Yoluyla Tahsilat, Bizim Uzmanlık Alanımız
Tüm bu hassas dengeleri gözeterek, alacakların uzlaşma yoluyla tahsilini sağlamak bizim uzmanlık alanımız. Bu aşamada sizlere en önemli tavsiyelerimizden biri ya bu hassas dengeleri gözeterek süreci yürütmeniz ya da bu alanda uzman bir tahsilat ajansından destek almanız olacaktır.
ARS Danışmanlık tahsilat ekibi, zaten tüm bu dengeleri gözetebilmek için gereken;
- ‘sabırlı’,
- ‘sakin’,
- ‘pozitif’,
- ’empati yeteneği yüksek’ kişilerden seçilmiştir.
Bu ve benzeri kişisel becerilere ek olarak, operasyon ekibimize yeni katılan her tahsilat sorumlusu, hem eğitmeni tarafından yoğun bir ‘tahsilat eğitiminden’ geçmektedir. Ayrıca uygulamalı olarak ekip direktörlerimizin liderliğinde yetiştirilmektedir.
Yurtdışında tahsili geciken alacaklarınız konusunda, profesyonel destek almak isterseniz, kalifiye ve deneyimli kadromuzla hazırız. 155 Ülkedeki deneyimlerimiz doğrultusunda, etkin, hızlı ve risksiz bir şekilde ‘etkin tahsilat bileşenleriyle’ harmanlanmış süreçlerimize şahit olabilirsiniz. Bunun için bizimle telefon veya emaille iletişime geçebilirsiniz.
Ceyda Aydın
Yurt içi Tahsilat Direktörü | ARS Danışmanlık