Tahsilat uzmanları için 10 senedir tahsilat eğitimleri veriyorum. Tüm gün süren eğitimlere başlarken yaptığım kısa bir test var. Bu testte yıllardır değişmeyen sorulardan biri ‘para istemenin zorluğu’ ile ilgilidir. Bu sorunun cevabında sizin kullandığınız ifadeler, yaklaşımınız ve hatta ses tonunuz değişir. Bu tepkiniz işinize verdiğiniz anlamla eşdeğerdir. İşte bu yazımda gösterilen bu anlamlara değinmek istiyorum.
Tahsilat sorumlusunun görevi; herhangi bir ürün veya hizmet satışını yaptıktan sonra anlaşılan vade sürecinde ödemenin yapılmasını sağlamaktır. Yani, görev sadece vadesi geçen ödemelerin peşine düşmekten ibaret değildir. Bunlara ek olarak, satış görüşmesinin başladığı ilk günden yapılan ‘bilgilendirme’ ve vade sonu yaklaşırken yapılan ‘hatırlatmalar’ vardır. Bunlar alacak yönetimindeki etkin tahsilatın ilk ve ikinci aşamalarıdır. Eğer vadesi geçmesine rağmen ödemeler gelmediyse, işte o zaman üçüncü aşama, yani ‘uyarılar’ devreye girer.
Tahsilatın her aşamasındaki etkinliği yakalamak için bu aşamaları yürüten kişilerin öne çıkan bazı yetkinlikleri vardır. Bu yazıda yetkinliklerin üçüne değineceğim. Yazının sonunda kişilerin neden tahsilat uzmanı olmayı seçtiğinin cevabını öğreneceksiniz.
1. Yüksek Özgüven
Tahsilat uzmanları özgüven sahibi olmalıdır. Neyi, neden talep ettiğini bilen kişiler para talep etme noktasında başarılı olur. Kendini yeterince ifade edemeyen, karşısındakinin duymayacağı ses tonuyla konuşan hiç kimse bu meslekte başarılı olamaz.
Tahsilat sorumlularının görevi sadece vadesi gecikmiş alacakları tahsil etmek değildir. Tahsil etmesine ek olarak bu paranın şirketine sağladığı faydaları da görmesi gerekir. Alacaklı firmanın nakit akışına ve dolayısıyla ticaretin sürdürülebilirliğine olan katkının farkında olmalıdır. Tam da bu yüzden tahsilat uzmanları bu mesleği seçer ve severek bu katkıya ortak olur.
2. Düzenli ve Planlı Çalışma
Alacak yönetimi sıkı bir iş takibi ve organizasyon becerisi gerektirir. Zaman yönetimini iyi kurgulamak, işleri acil ve önem derecesine göre sıralamak gerekir. Bu süreci de herkes kolayca yönetemez. Deneyimli bir tahsilat uzmanı tüm süreci sorunsuz bir şekilde yürütür. Her aksiyonlu süreci hiçbir kayıp yaşamadan tamamlar.
Tahsilat sorumlularının mesleğinde önem vermesi gereken birtakım noktalar vardır. Bunlar işlerini sıraya koyarak organize edebilmesinin yanı sıra tüm sorumluluğu almasıdır. Hem sözlü hem yazılı aksiyonlarını, belirli plan çerçevesinde hayata geçirdiğinde görevini hakkıyla yerine getirdiğinin farkındadır. Hatta hem borçlu firmalar nezdinde hem de kendi şirketindeki diğer birimlerindeki iş arkadaşlarına bu anlamda örnek olur. İlham vererek iş dünyasına katkıda bulunur. Tahsilat uzmanları bu mesleği seçtiğinde tüm sorumluluğu üstlendiğini kabul eder.
3. İkna Kabiliyeti
İyi tahsilat yapanlar, iyi satışçılardır. Çünkü aslında tahsilat uzmanları da bir fikir satışındadır. Satışın gücünü artıran ikna sanatı aslında doğru ifadeleri seçmekten geçer. İkna etmek için diksiyonu düzgün ve tonlamaları doğru bir konuşma elbette elzemdir. Yine de söylenenlerin içeriğinde kuvvetli bir ihtiyaç analizi, bu ihtiyaç karşılanmadığındaki senaryolara dair güçlü bir öngörü becerisi lazım. İyi bir satış görüşmesi sonunda karşı taraf satışı kendiliğinden istiyor hale gelir. Tıpkı borçluyla yapılan bir görüşme sonunda ödemeyi hemen yapmayı istemeye başlayan borçluya, ‘tahsilat fikrini’ satmayı becermiş başarılı bir tahsilat uzmanı gibi.
Tahsilat sorumlularının bu noktada işine verdiğin anlam, nabza göre şerbet verebilen yönünü keşfetmesinden kaynaklanır. Aynı zamanda işindeki her aksiyonuyla bu yönünü geliştirebilmesinden geçer. Tahsilat için her gün birçok online platform kullanılsa da her bir tahsilat görüşmesi kendine özel dinamikler barındırır. Tahsilat uzmanları da bunun farkındadır. Her ödeme görüşmesinde veya itirazında, farklı kanallardan ikna arayışına girer ve her dirençte kendini dinç tutar. Önce kendine, sonra ekibine, şirketine ve ekonomiye katkı sağlar.