Tahsilat Ajansı Nedir?
Vadeli satışlardaki tahsilatların zamanında yapılmasını sağlamak amacıyla hizmet veren aracı şirketlere ‘tahsilat ajansı’ denir. Diğer bir deyişle tahsilat ajansları, alacak yönetimi alanında faaliyet gösteren şirketlerdir.
Dünyada ‘debt collection agency’ olarak bilinen tahsilat ajanslarının geçmişi 1960’lara dayanmaktadır. Alacak yönetiminin tarihçesi milattan önceye dayansa da, ‘tahsilat ajansı’ adı altındaki mevzuatlar 1960’lı yılların sonunda özellikle Amerika ve Avrupa’da oluşmaya başlamıştır.
Alacak yönetim sektörünün (receivables management) ülkemizdeki gelişimi ise 2000’li yılların başında kurulan varlık yönetim şirketleriyle başlamıştır. Varlık yönetim şirketleri, finans kurumlarının tahsili gecikmiş alacaklarını devralarak tahsil etmeye çalışan şirketlerdir.
Alacak yönetim şirketleri (AYŞ) ve varlık yönetim şirketleri (VYŞ) arasındaki fark nedir?
AYŞ, müşterilerinin alacaklarını satın almadan tahsilat konusunda destek verirken, VYŞ müşterilerinin alacaklarını satın alarak aynı hizmet verir. VYŞ ve AYŞ arasındaki en temel fark, alacakların satın alınmasıyla ilgilidir.
Alacak yönetimi konusunda hizmet veren tahsilat ajanslarının en büyük faydası, şirketlerin tahsili gecikmiş alacaklarını mahkeme yoluna gitmeden, uzlaşma yoluyla tahsil etmesini sağlamaktır. Dava veya icra yoluyla alacakların takibi her zaman çok daha maliyetli, uzun süreli ve riskli olmaktadır.
Müşterilerle uzlaşarak alacakları tahsil etmek, vadeli satış yapan her şirket için çok daha faydalıdır. Neticede, ticaret hayatının varlığı nakit akışı ile sağlanmaktadır. Şirketlerin nakit akışının güçlü olmasıysa, etkin bir alacak yönetim politikası olmasına bağlıdır.
Şirketler neden bir ‘tahsilat ajansıyla’ çalışmalı?
Etkin bir alacak yönetiminde planlı, doğru ve hızlı çalışmalar yürütülmelidir. Tahsilat ajansıyla çalışan şirketlerin hem maliyetleri azalır hem de nakit akışı artar.
Çoğu şirketin bünyesinde satış, muhasebe, finans veya kredi-risk birimleri olmasına rağmen, ayrı bir tahsilat birimi maalesef bulunmamaktadır. Şirketlerin büyümesi ve hatta varlığı için böylesine kritik bir öneme sahip olan alacak yönetim süreçleri genellikle farklı birimlerdeki kişilerin yan göreviymiş gibi yürütülür.
Halbuki müşteri kaybetmeden alacakların zamanında ve doğru tutarda tahsil edilmesi ayrı bir uzmanlık gerektirir.
Tahsilat ajansları, alacak yönetimi konusunda uzman kişilerin istihdam edildiği şirketlerdir. Stres ve zaman yönetimi konusunda becerikli alacak yönetim uzmanları sayesinde, ödemesini geciktiren kurum veya kişilerden tahsilatlar hızlanır. Tahsilat ajansları, doğru iletişim ve ikna yoluyla, alacaklı ve borçlu arasında köprü görevi görür.
Özetle tahsilat ajansları müşterilerine emek, para ve zaman tasarrufu sağlar.
Hangi aşamada tahsilat ajansına süreç devredilmeli?
Şirketler vadeli satış yaptıklarında, vade süresi gelene kadar kendi içlerinde alacak yönetim sürecini takip edebilirler. Fakat vadesi geçtikten sonra, alacakların en kısa sürede tahsil edilmesi çok önemlidir. Hele ki yüksek enflasyonist ortamlarda, vadesi geçmiş alacakların finansman maliyeti de çok yüksek olmaktadır.
Tahsilat ajansları vadesi geçmiş alacaklarda ne kadar erken sürece dahil olursa, tahsil kabiliyeti de aynı oranda yüksek olacaktır. Sıkı takip, odaklanma ve doğru iletişim araçlarını kullanarak sürece uygun ifade ve yaklaşımların tercih edilmesi de tahsilat ajanslarının yarattığı en büyük farklardan biridir.
Bir şirket vadesi geçmiş alacaklarını kendi takip etmektense, bir tahsilat ajansı aracılığı ile takip ettiğinde, müşterilerinin konuyu ciddiye alması da artmaktadır.
Tahsilat ajansı seçiminde nelere dikkat edilmeli?
Marka değeri yüksek olan, referansları güçlü, deneyimli ve profesyonel tahsilat ajanslarıyla çalışılması, başarılı sonuçların elde edilmesini artırmaktadır. Ayrıca borçlu kurum kişilere karşı, müşterisini temsil eden tahsilat ajansları kurumsal algısını artırmaktadır.
Uluslararası alacak yönetimindeyse, tahsilat ajansını seçerken, aynı dili konuştuğunuz, her daim kolaylıkla ulaşabileceğiniz yerli ve milli bir tahsilat ajansı tercih etmelisiniz.
Varlık yönetim şirketleri de alacak yönetimi yapar mı?
Evet. Varlık yönetim şirketleri de satın aldıkları portföydeki alacakların takibi ve tahsili için, alacak yönetimi yapar.
Alacak yönetim şirketinde çalışanlar avukat mıdır?
Hayır. Alacak yönetiminden sorumlu uzmanlar, avukatlara nazaran daha yapıcı ve çözüm odaklıdır. Alacak yönetimi konusunda hizmet veren tahsilat ajanslarının faaliyetleri mahkeme öncesindeki uzlaşma aşamasını kapsadığı için, çalışanları da avukat değildir.
Ülkemizde tahsilat ajanslarının faaliyet yasal mıdır?
Evet. Ticaret sicildeki kaydı idari ve finansal danışmanlık olan ve ana faaliyet sözleşmesi alacak yönetimi olan tahsilat ajanslarının faaliyetleri tamamen yasal düzenleme ve mevzuatlara uygundur.
Tahsilat ajansları nasıl çalışır?
Öncelikle şirketlerin vadesi geçmiş alacaklarına dair tüm bilgi ve belgeler incelenir. Akabinde borçlu kurum veya kişi araştırılarak ulaşım sağlanmaya çalışılır. Vadesi gecikmiş borçların en kısa sürede ödenmesine ilişkin gerekli uyarı, bilgilendirme ve hatırlatmalar yapılarak tüm alacak yönetim süreci takip edilir.
Tahsilat ajansları çoğunlukla telefon, e-mail ve posta yoluyla borçlu kurum veya kişilere ulaşmaya çalışır. Borcun neden ödenmediğini anlamak, tarafları dinlemek ve çözüm üretmek için gerek olursa toplantılar da yaparak iki tarafın mutabık kalacağı yapılandırmalar sağlayabilir.
