Yurt Dışındaki Müşteriniz Ödemesini Geciktirdiğinde Neler Yapmalısınız?

Bir işletme olarak nakit akışınızı dengeleyebilmek ve pozitif yönde ilerletebilmek için, satışlarınızın tahsilata dönüşmesi büyük önem taşımaktadır. Öte yandan ülkemiz gibi kırılgan ekonomilere sahip ülkelerde, özellikle de kriz dönemlerinde ayakta kalmanın tek yolu yine nakit akışınızı pozitif tutmakla sağlanır.

Bunu başarabilmek için tahsilat performansınızı yüksek tutmalısınız. Yurt içindeki alacaklarınızın takibinde bunu uygulayabilmek yurt dışınki alacaklarınızın takibine göre daha kolaydır.  En azından yurt içindeki müşterilerinizle aynı ülkedesiniz, aynı ticari ve hukuki mevzuatlara tabisiniz ve de aynı dili konuşuyorsunuz. Söz konusu yurt dışındaki alacaklar olunca nelere dikkat etmeniz gerektiğini biliyor musunuz? 

Gelin birlikte detaylarını inceleyelim;

Yetkili Kişiyle Mutlaka Telefonda Görüşün: Alacaklı olduğunuz şirket ile mutlaka iletişimizin iyi olması ve aradığınızda ulaşabiliyor olmanız büyük önem taşımaktadır. Tahsilatın anlaşılan vade süresi içinde gerçekleşmediği durumlarda, ilk olarak telefonda yetkili kişi ile görüşerek kendilerine bu gecikmeyi hatırlatarak, nazik bir şekilde ödemenin o gün içinde gerçekleşmesini talep etmelisiniz. 

Burda ‘talep’ önemli bir kriter. Ne zaman ödeneceğini sormadan ya da ricada bulunmadan önce, kibar bir talep, tutumunuzun katı ve net olduğu izlenimini de verecektir. Görüşmenin seyrine göre gecikmenin sebebini sorabilir ve dinleyebilirsiniz. Aktif dinlemenin en güzel işaretlerinden biri, duyduklarınızı kendi cümlelerinizle ifade ederek, ‘sizi doğru mu anladım’ şeklinde kısa bir teyit istemektir. Dinlendiğini ve anlaşıldığını gören müşterinizin, ödemelerinde size öncelik vermeye de özen gösterecektir. 

Vadesi geciken yurt dışı alacaklarınızda, müşterinizle gecikmeden telefon ile iletişime geçtiğinizde, alacağınızın sıkı takipçisi olduğunuzu da göstermiş olursunuz. Emaile kıyasla, telefonda ses tonunuzla istenilen ‘net, talepkar ve kibar’ yaklaşımı daha rahat aktarabilirsiniz.  

Gecikmeden Online Bir Toplantı Yapın: Yurt dışındaki alacağınızın tahsili yine gecikmişse, en kısa zaman içerisinde kendileriyle online bir toplantı talebinde bulunabilirsiniz. Online olsa da, yüzyüze görüşmelerde sadece ses ile değil görüntünüzle kendinizi ifade etme şansınız olur. 

Olası teknik aksaklıkları da hesaba katarak zamanında online toplantıya katılmanız ve bakımlı şekilde online toplantıda bulunmanız, ödemesini geciktiren yurt dışındaki müşterinizin konuyu ciddiye almasında katkı sağlayacaktır. Önce siz müşterinizi ve durumu ciddiye alır, ona göre davranırsanız, müşteriniz de benzer şekilde muamele gösterecektir. Ek olarak toplantı sırasındaki hâl ve hareketleri sizlere tahsilatın gerçekleşmeme sebebiyle ilgili ipuçları da vermiş olur. 

Ödemenin Neden Yapılmadığını İyi Anlayın: Yapmış olduğunuz telefon görüşmeleri ve online toplantılar sayesinde müşterinizin ödemeyi neden geciktirdiğini anlamaya çalışmanız, çözüm üretebilmeniz açısından büyük önem taşımaktadır. Varsayımda bulunmak, hesap sormak ya da sinirlenmek yerine, gecikmenin nedenlerini anlamaya odaklanın. Böylece, ilerleyen dönemlerde de müşterinizle olan ilişkinizi zedelemeden, doğru tespitlerde bulunup, daha sağlıklı kararlar almanız kolaylaşacaktır. Ayrıca, yurt dışındaki alacağınızın tahsilini daha fazla riske atmadan, sonuç ve çözüm odaklı olduğunuzu hissettirmiş olursunuz. 

Örneğin; nakit sıkıntısı yaşayan müşterinize kredi kartı veya çek gibi alternatif ödeme kolaylıkları sağlayabilirsiniz ya da bozuk ürünler sebebiyle ödeme yapmayan müşteriniz ile uzlaşma sağlayarak soruna çözüm bulabilirsiniz. 

Sağlıklı iletişim kurmak ve karşı tarafı anlayarak çözüm üretebilmek tahsilat sürecinin en önemli adımlarındandır. 

Görüşme Sonrası E-maille Yazılı Olarak Takip Edin: Telefon görüşmesinin ardından mutlaka email ile görüşmenin kısa bir özeti yapılmalı ve varılan mutabakat yazılı olarak da aktarılmalıdır. Böylece varsa yanlış anlaşılmaların da önüne geçilmiş olur.

Yurt dışındaki alacaklar için müşterilerilerinizle yaptığınız her telefon görüşmesi ve toplantı sonrası mutlaka emaille de takip etmeyi unutmayın. Gün içinde işlerinizin yoğunluğu ve koşuşturmalarınız içerisinde bunu atlayabilirsiniz. Fakat gecikmiş alacaklarınızı tahsil etmek ve özellikle ‘ödeme davranışını’ değiştirmek emek ister. Hele ki kaybetmek istemediğiniz yabancı müşterilerinizden tahsilatlarınızı zamanında alabilmeniz için bu özen ve eforu göstermeniz şarttır. 

Örneğin; toplantı sırasında yapılan ödeme planını bir yazılı bir metine dökmek ve karşı tarafa iletmek, vade gününde size gelebilecek olası itirazların da önünü kesecektir.

İşi Uzmanına Bırakın, ARS Danışmanlık’tan Destek Alın: Yukarda belirtilen tüm maddelere dikkat etmenize rağmen, yurtdışındaki alacaklarınızın tahsilatında gecikme yaşıyorsanız, vakit kaybetmeden işi uzmanına bırakarak bu konuda bizlerden destek alabilirsiniz. 

ARS Danışmanlık olarak biz, kuruluşumuz olan 2011 yılından beri Türkiye merkezli 155 ülkede Uluslararası Alacak Yönetimi hizmeti veren uzman bir Tahsilat Ajansıyız. Müşterilerimiz adına ilgili ülkenin ticari ve hukuk kuralları çerçevesinde borçlu firmalarla görüşerek Mahkeme Öncesi Uzlaşma Aşamasında tahsilatın gerçekleştirilmesini sağlamaktayız.

Bunu yaparken Müşteri Kaybı Yaşanmadan tahsilatı hızlandırmayı önemsiyoruz. Bu bağlamda müşterileriniz ile ikili ilişkileri bozmadan, 3. bir taraf olarak devreye girip müzakere sürecini en hızlı şekilde işletmekteyiz. 

Siz değerli vaktinizde yeni projeleriniz ile ilgilenirken biz sizler için Uluslararası Alacak Yönetim sürecini hızlandırmaktayız.

Bunu yaparken de Tahsilat Yoksa Masraf Yok prensibi ile ilerlemekteyiz. 

Şirketinizin ihtiyacı olan Türkiye’nin ilk Uluslarası Tahsilat Ajansı bir telefon uzağınızda. Bizlere +90 212 296 91 47 numaralı telefonumuzdan dilediğiniz zaman iletişime geçerek Alacak Dosyalarınızın hızlı bir şekilde tahsilatının sağlanması için güzel bir başlangıç yapabilirsiniz.

Kader Karataş

Alacak ve Risk Yönetim Uzm. Yrd. | ARS Danışmanlık